Fragen und Antworten (FAQ)

Dr. Clever hilft dem Arzt bei der Überwachung der Bedingungen, die für eine korrekte Abrechnung der Ziffern erforderlich sind und bewahrt ihn vor einem Übersehen abrechenbarer erbrachter Leistungen. Dr. Clever gibt Hinweise und unterbreitet Vorschläge, was zu den aktuellen Fällen anhand Alter, Geschlecht, der Patientenhistorie der letzten vier bis acht Quartale, der Frequenz der Arzt-Patienten- Kontakte, Diagnosen und den bereits erbrachten Leistungen alles abgerechnet werden kann. Dr. Clever bewahrt die Praxis vor Kürzungen durch die KV infolge von Fehlern und vor Regressen.

Mehr noch: die Listen zu den Poten­zialen von Dr. Clever können vom Praxis­per­sonal direkt ins Arzt­in­for­ma­ti­ons­system einge­tragen werden. Damit wird der Arzt zumin­dest bei der Abrech­nung vom lästigen Verwal­tungs­auf­wand entlastet, so dass er mehr Zeit für sich oder seine Pati­enten hat.

Dr. Clever liest die unver­schlüs­selten Daten der Probe­ab­rech­nung ein und wendet darauf ein System von aktuell mehr als 4.000 Regeln an. Diese Regeln entspre­chen dabei exakt den Vorgaben des bundes­ein­heit­li­chen EBM. Diese werden zusätz­lich durch regio­nale, KV-spezi­fi­sche Regeln ergänzt.

Zusätz­lich zu den Regeln des bundes­ein­heit­li­chen EBM werden aktuell die Spezi­fika von Sachsen, Sachsen-Anhalt, Bayern, Thüringen, Schleswig-Hohl­stein und Baden-Würt­tem­berg abge­bildet. Der Regel­fundus wird je Quartal aktua­li­siert und um die Regeln anderer KVen erwei­tert.

Auf dieser Website von Dr. Clever wird ange­kün­digt, wenn neue regio­nale Regeln erschlossen sind.

Im Prinzip wird durch den EBM und in den Veröffentlichungen der regionalen KVen all das beschrieben, was der Arzt für seine Abrechnung wissen muss.

Doch auch hier steckt der Teufel im Detail: Das Abrech­nungs­system ändert sich dyna­misch, ist nicht unbe­dingt logisch zu fassen und erfor­dert die Berück­sich­ti­gung der Pati­en­ten­his­torie aus bis zu acht rück­wir­kenden Quar­talen!

All das kostet den Arzt sehr viel Zeit. Und selbst dann, wenn er sich diese Zeit nehmen würde, wird ein Haus­arzt fest­stellen, dass er bei ca. 1500 Fällen einige Fakten über­sieht, die den Erlös aus seiner Abrech­nung schmä­lern.

Hier setzen wir mit Dr. Clever an. Simba n³ hat sich dazu mit erfah­renen Praxis­be­ra­tern zusam­men­getan und genau dafür diese Soft­ware entwi­ckelt, die für einen über­schau­baren Betrag und ohne jeden Wartungs­ver­trag allein bei Bedarf genutzt werden kann, um die Poten­ziale der Praxis im Quartal beliebig oft aufzu­zeigen. Damit wird es möglich, durch Dr. Clever die Abrech­nung zu opti­mieren und viele Poten­ziale vor der Quar­tals­ab­rech­nung durch das Praxis­system zu heben. Aktuell liegt der Fokus auf den Fach­gruppen Haus­ärzte und Allge­mein­me­di­ziner, Geriater, Inter­nisten und Kinder­ärzten. In diesen Gruppen gibt es die meiste Bewe­gung im EBM – und damit auch die meisten Poten­ziale.

Regeln für andere Fach­gruppen folgen später nach und werden auf der Website von Dr. Clever ange­kün­digt.

Prüfzeiten dienen der KV zur Plausibilisierung: Kann es sein, das ein Arzt an einem Tag (oder im Quartal) diese Menge an Leistungen erbringt?

Natür­lich kann es sein, muss aber dann begründet werden!
Letzt­end­lich dienen Prüf­zeiten auch der Vorbeu­gung einer Selbst­aus­beu­tung.

Das Modul „Prüfzeiten“ in Dr. Clever bietet Ihnen eine transparente Übersicht über Ihre aktuell erbrachte Quartalsprüfzeit und zeigt Ihnen, inwieweit Sie Ihren Versorgungsauftrag erfüllen.

Zudem überwacht Dr. Clever automatisch, dass die maximale Tagesprüfzeit von 12 Stunden nicht überschritten wird. Tage mit Überschreitungen werden Ihnen übersichtlich in einer Liste angezeigt. Die erfassten Prüfzeiten können Sie anschließend mit Ihrem Praxisverwaltungssystem abgleichen, um Ihre Abrechnung vor Regressen zu schützen.

Dr. Clever macht im Prinzip all das, was Praxis­be­rater bei ihrer Bera­tung zur Abrech­nung eben­falls tun, nur eben zu einem belie­bigen Zeit­punkt im Quartal, zu völlig anderen Preisen und 100% daten­schutz­kon­form.

Bei Dr. Clever werden auch zurück­lie­gende Pati­en­ten­daten für sehr komplexe Regeln berück­sich­tigt. Die Ergeb­nisse liegen sofort – um nicht zu sagen auf Knopf­druck – vor.

Auf einige wesent­liche Unter­schiede soll noch etwas näher einge­gangen werden.

Daten­schutz­as­pekte:
Praxis­be­rater analy­sieren Ihre Daten bei Ihnen vor Ort oder Sie über­mit­teln den Praxis­be­ra­tern Ihre Probe­ab­rech­nungen und erhalten mit etwas Verzug daraus Listen zurück. Auf jeden Fall haben bei diesem Vorgehen Dritte Zugriff auf durchaus sensible Daten Ihrer Praxis. Sie sollten sich dies­be­züg­lich aus Daten­schutz­gründen juris­tisch absi­chern.

Bei Dr. Clever bekommt kein Dritter Ihre Daten oder Ihre Ergeb­nis­listen zu Gesicht.

Steue­rungs­mög­lich­keiten der Praxis:
Die Berater führen in der Regel einmal meist am Ende des Quar­tals eine Analyse Ihrer Daten durch. Mit Dr. Clever können Sie beliebig oft im Quartal Ihre Daten selbst analy­sieren und damit Ihre Praxis steuern.

Detail­lierte Hinweise zur Abrech­nungs­op­ti­mie­rung:
Dr. Clever liefert solche Details je Fall und je Arzt für vier Hinweis­ka­te­go­rien. Danach kann man unmit­telbar und je Fall im Praxis­system handeln. Sie sollten solche Details auch bei den Leis­tungen von ersteren einfor­dern – je Fall!

Umfangreiche Infos zum Thema Sicherheit und Datenschutz erhalten Sie im Menü unter Hilfe ▸ Sicherheit.

In Deutschland sind laut KV aktuell 168 verschiedene Praxisinformationssysteme im Einsatz, die sich alle in Handhabung und Komfort mehr oder weniger unterscheiden.

Allen Systemen ist aber gemeinsam, dass sie am Quar­tals­ende Abrech­nungs­daten zu der verschlüs­selten Abrech­nungs­datei zusam­men­stellen und diese an die jewei­lige KV über­mit­teln. In diesen Dateien stehen alle abrech­nungs­re­le­vanten Daten je Fall und zu den Leis­tungs­er­brin­gern, also LANR und BSNR.

Der Erstel­lung geht meist ein mehr oder weniger aufwän­diger Korrek­tur­pro­zess voraus, bis die Daten den von der KV gefor­derten tech­ni­schen Quali­täts­kri­te­rien genügen.

Nicht allen ist aber bekannt, dass es diese Daten auch in einer unver­schlüs­selten Version gibt, derzeit soge­nannte Probe­ab­rech­nung. Sie kann zu jedem belie­bigen Zeit­punkt (auch ohne den aufwen­digen Korrek­tur­pro­zess) erstellt werden. Sie enthält analoge Infor­ma­tionen wie die verschlüs­selte Abrech­nungs­datei für die KV.

Jedes Praxis­system kann diese Datei für belie­bige Zeit­räume, also auch für mehrere Quar­tale, erstellen. Wie das aber geht und wo die Datei im Praxis­system gespei­chert wird, ist von Hersteller zu Hersteller unter­schied­lich, ebenso der Zeit­be­darf dafür: Bei einigen Systemen ist es eine Sache von Minuten, andere Praxis­sys­teme benö­tigen dafür deut­lich länger. Dateien der Probe­ab­rech­nung sind erkennbar an der Endung „.con“ und werden daher oft als „CON-Dateien“ bezeichnet.

Für die Anwendung von Dr. Clever wird die Probeabrechnungsdatei der Praxis für das aktuelle Quartal und möglichst weitere 4 bis maximal 12 Quartale rückwirkend benötigt.

Ist die Datei erstellt, ist dann alles ganz einfach. Die 5 CON-Dateien via Drag and Drop in den Dr. Clever ziehen und nach Start der Abrechnungsoptimierung liegt nach etwa einer Minute die Ergeb­nis­liste mit den zu hebenden Poten­zialen bei der Abrech­nung für jeden Behandlungsfall vor.

Bei Prüfung der Probeabrechnungen erstellt Dr. Clever Listen mit Hinweisen je Arzt und Fall, die zur Abrechnungsoptimierung genutzt werden. Dabei gibt es vier Typen von Hinweisen, die in den Listen unterschiedlich gefärbt sind.

Da sind zunächst die grünen Hinweise auf Ziffern, die bei den Fällen nur im Praxis­system nach­ge­tragen werden müssen – und somit schnell verdientes Geld bedeuten. Denn alles an Leis­tungen, Diagnosen, die Pati­en­ten­his­torie und die erfor­der­li­chen Arzt­kon­takte sind bereits gegeben, um diese Ziffern abzu­re­chen. Die Abrech­nung wurde einfach über­sehen!

Bei den roten Hinweisen je Arzt und Fall sieht die Sache anders aus. Mit den Einnahmen aus diesen Ziffern braucht man gar nicht zu rechnen, denn hier wurde falsch abge­rechnet. Die Wahr­schein­lich­keit, dass die KV diese Ziffern streicht, ist hoch. Also dies lieber selber ändern und damit noch recht­zeitig Prüf­zeiten oder Budget frei bekommen, das ander­weitig einge­setzt werden kann!

Eine dritte, gelbe, Kate­gorie von Hinweisen betrifft Fälle, die noch­mals genauer ange­sehen werden müssen. Es fehlt noch inhalt­lich etwas für eine eindeu­tige Entschei­dung für diese Ziffer. Und so kann das Pendel zu grün – zusätz­li­cher Erlös, oder rot – die Ziffer wird gestri­chen, ausschlagen. Durch Dr. Clever bleibt aber genü­gend Zeit, vor der Abrech­nung am Quar­tals­ende zu reagieren und damit besteht auch eine gute Chance, hier weitere Poten­ziale zu heben.

Für alle drei Hinweis­ka­te­go­rien müssen Pati­enten nicht mehr einbe­stellt werden, denn alle notwen­digen Infor­ma­tionen zu den Fällen sind bereits vorhanden.

Die letzte Kate­gorie mit den lila Hinweisen sichtet die Pati­en­ten­daten und zeigt Poten­ziale für DMP-, Chro­niker-, Geria­trie­fälle oder den Einsatz von Präven­ti­ons­pro­grammen auf. Die dafür geeig­neten Pati­enten sind bereits im Pati­en­ten­stamm. Es ist eher eine stra­te­gi­sche Entschei­dung, ob diese Leis­tungen zukünftig mit erbracht werden sollen oder erbracht werden können. Ggf. sind dazu Verein­ba­rungen mit der KV zu treffen.

Das Nachtragen aus den Listen von Dr. Clever in das Praxissystem kann dabei durch das Praxispersonal geschehen, so dass auch hier ein Paradigmenwechsel – weg von zusätzlichen Stunden des Arztes für seine Abrechnungskontrolle, hin zum Softwareeinsatz und Übernahme der Dokumentation der Potenziale durch das Praxispersonal – erfolgt. Zu ausgewählten Praxisverwaltungssystemen existieren Schnittstellen, welche die Hinweise direkt ins PVS zurückspielen, sprechen Sie uns hierzu bitte an.

Für eine mehrfache Anwendung von Dr. Clever sprechen mehrere Gründe.

Wer möchte sein Personal schon dem Stress aussetzen, am Quar­tals­ende mehr­sei­tige Listen von Dr. Clever ins Praxis­system zu über­tragen?

Viel sinn­voller ist es statt dessen, bereits Ende des ersten Monats des Quar­tals mit dem Einsatz von Dr. Clever zu beginnen. Man hat da zwar noch nicht alle Fälle „zusammen“, kann die vorhan­denen aber abrech­nungs­seitig korrekt hand­haben und gleich­zeitig daraus lernen, wie man mit bestimmten Daten­si­tua­tionen zukünftig umgeht. Die Qualität der Doku­men­ta­tion durch das Personal wird dadurch besser!

Einige Fall­si­tua­tionen sind abrech­nungs­tech­nisch nicht eindeutig.
So kann bei glei­chen Pati­en­ten­daten sowohl Ziffer A (sagen wir mit einem Wert von 80) oder B (mit einem Wert von 30) möglich und auch zulässig sein.

Haben Sie B abge­rechnet, zeigt Dr. Clever für diese Fälle die Möglich­keit an, dafür A mit dem Wert von 80 abzu­rechnen.

Wird für diesen Fall also die Ziffer A eintragen, gibt Dr. Clever beim nächsten Lauf (auf Basis einer neuen Probe­ab­rech­nung) den Hinweis, dass für diesen Fall aber die Ziffer B zu strei­chen ist.

Die Vergü­tung ist damit also nicht die von A+ B, sondern korrekt die von A.

Eine solche zwei­stu­fige Prüfung ist programm­tech­nisch unver­meid­lich, da Dr. Clever ja nicht wissen kann, ob die Ziffer A wirk­lich auch im Praxis­system nach­ge­tragen wird. Erfolgt das nämlich nicht, ist die Ziffer B immer noch besser, als wenn einem Hinweis gefolgt würde, der zur Strei­chung von B bei dem Fall rät – ohne dass aber dabei A einge­tragen wird.

Beginnen Sie also im ersten Monat mit Dr. Clever und erhöhen Sie dann aufs Quar­tals­ende die Frequenz der Erstel­lung von Probe­ab­rech­nungen und der Überprü­fung mit Dr. Clever. Sehen Sie es einfach so: Sie holen sich mit Dr. Clever einen perma­nent verfüg­baren Abrech­nungs­ex­perten in die Praxis – und setzen diesen auch öfters ein. Ihr Personal wird es Ihnen danken, denn sie müssen nun wesent­lich kürzere Listen ins Praxis­system über­tragen. Sie selbst können bei glei­chen Leis­tungen mit höheren Erträgen rechnen.

Aktuell noch nicht, aber wir arbeiten daran.

Mit der Erst­an­wen­dung erhalten Sie Listen mit der maximal mögli­chen Ausschöp­fung bei den Fällen in der Praxis zu diesem Zeit­punkt.

Überträgt man die Ergeb­nisse der Listen ins Praxis­system, redu­ziert sich logi­scher­weise das Poten­zial mit der nächsten Probe­ab­rech­nung für diese Fälle. Gleich­zeitig kommen aber neue Fälle hinzu, die eben­falls abrech­nungs­tech­nisch zu opti­mieren sind. Es ist also komplex!

Auf jeden Fall darf der erzielte Nutzen nicht allein anhand des letzten Laufes von Dr. Clever vor Quar­tals­ende bewertet werden.

Jein. Dr. Clever liefert Hinweise auf die maximal mögliche Ausschöpfung bei der Abrechnung zum Zeitpunkt der Erstellung der Probeabrechnung.

Für die grün markierten Hinweise wird diese Ausschöp­fung weit­ge­hend erreicht werden – natür­lich nur, wenn diese ins Praxis­system korrekt über­tragen werden. Die Situa­tion ist hier analog der beim Lotto: Ein Lotto-Sechser ist leider auch wertlos, wenn Sie den Schein nicht recht­zeitig abgeben.

Auch die falsch abge­rech­neten Ziffern liegen in der ange­geben Größe.

Bei den gelben Hinweisen kommt es darauf an, wie der spezi­elle Fall im Detail aussieht. Oft sind es unge­si­cherte Diagnosen oder gene­rell fehlende Diagnosen. Kann man das fall­spe­zi­fisch korri­gieren, geht das Pendel auf grün, sonst auf rot.

Die größten Möglich­keiten für die Praxis liegen aber im lilanen Bereich: Der Pati­en­ten­stamm passt zu den aufge­zeigten Ziffern. Also sollte sich hierzu eine Stra­tegie über­legt werden, die dann zügig umge­setzt wird.

Darüber hinaus arbeiten wir ständig an Aktua­li­sie­rung und Ausbau der Regeln.
Da die KVen den EBM aber dyna­misch ändern, laufen wir zwangs­läufig den Änderungen und Veröf­fent­li­chungen etwas hinterher.

Inso­fern ist eine 100% Abbil­dung aller aktu­ellen EBM-Regeln unmög­lich.

Die Anwendung von Dr. Clever ruft bei Ärzten oft anfänglich großes und ungläubiges Staunen hervor, was alles bei der Abrechnung vergessen (grün) und was fälschlicherweise abgerechnet (rot) wurde. Zumal das Dinge sind, von denen Ärzte glauben, sie gut zu beherrschen.

Es ist daher nahe­lie­gend, dass sie dann oft diese Fälle mit dem EBM abglei­chen – um dann nach einigen Stunden Arbeit fest­zu­stellen, dass die Hinweise von Dr. Clever völlig berech­tigt sind.

Nun ist es sicher keine schlechte Sache, wenn sich Ärzte ab und an wieder ausführ­li­cher oder sogar im Detail mit dem EBM befassen. Aber glauben Sie uns: Genau diese Zeit und Arbeit nimmt Ihnen Dr. Clever zuver­lässig ab!